在日常工作和生活中，联络函是一种常见的沟通工具，用于传递信息、协调工作或解决问题。一份规范的联络函不仅能提高工作效率，还能展现出专业性和良好的职业素养。因此，了解并掌握联络函的正确格式显得尤为重要。

一、标题

首先，联络函需要有一个明确且简洁的标题。标题应能概括函件的主要内容，便于收件人快速了解函件的核心目的。例如，“关于XX项目进度调整的通知”或“关于加强安全措施的建议”。

二、发函单位及日期

在标题下方，应标明发函单位名称以及具体日期。发函单位是函件的来源方，通常为公司、部门或个人；而日期则是函件发出的具体时间，有助于明确时间线和责任归属。例如：

发函单位：XX公司市场部

日期：2023年10月15日

三、收函单位

接下来，写明收函单位的信息。这一步骤是为了确保函件能够准确送达目标对象。如果函件是内部使用，则可以简略处理；如果是对外发送，则需详细填写收函单位的全称及相关联系信息。例如：

收函单位：XX公司人力资源部

四、正文

正文部分是联络函的核心内容所在，应当条理清晰、逻辑严谨。一般情况下，正文包含以下几部分

1. 开头问候语：可以用礼貌性的语言开场，如“尊敬的各位同事”、“您好”等。

2. 背景说明：简要介绍函件产生的背景原因，让读者明白问题的来龙去脉。

3. 具体事项：详细阐述函件所涉及的具体事宜，包括但不限于任务要求、时间节点、注意事项等内容。

4. 结尾请求：明确提出希望对方采取何种行动或给予何种回复，并表达感谢之意。

5. 落款签名：最后由发函人签字盖章以示负责。

五、附件（如有）

如果有相关文件需要附带，请在正文末尾注明附件名称及数量，以便对方查阅。例如：“附件：《XX方案》一份”。

六、结束语

最后，在函件底部加上适当的结束语，如“此致 敬礼”或“特此函告”，使整份函件更加完整规范。

通过以上六个步骤，我们便可以轻松撰写出一份既专业又高效的联络函。当然，在实际操作过程中还需要根据实际情况灵活调整内容结构，但无论如何都应遵循上述基本原则，力求做到条理分明、言简意赅。

总之，一份优质的联络函不仅能够有效促进双方之间的交流与合作，同时也体现了撰写者的综合素质与职业态度。希望大家都能熟练运用这一技巧，在今后的工作中游刃有余！